サービス業の職場に対し、内容証明で残業代を請求する際の注意点

1. （1）内容証明とは

   内容証明とは、郵便局がその文書の内容を証明してくれるものです。内容証明は、証拠として利用する場合や相手方に心理的な圧力を与えたい場合などに用いられます。

2. （2）内容証明にはどんな効果がある？

   残業代請求に内容証明を利用することで、時効の進行を一時的にストップさせることができます。残業代をはじめとする賃金請求権はわずか2年で消滅してしまいますが、内容証明を送っておくことで相手方に「催告」を行ったことになり、6ヶ月間は時効の進行を止めることができるのです。ただし、この6ヶ月以内に提訴などの裁判上の請求をしなければ、時効の進行が再開してしまうため、注意が必要です。

1. （1）内容証明のルールとは

   内容証明は便利なツールではありますが、内容証明の書き方には厳格なルールがあります。手書きでもパソコンでも構いませんが、きちんとルールに従って作成することが大切です。
   
   ＜用紙＞
   一般的に，パソコンで作成する場合はA4の普通紙を，手書きの場合は内容証明専用の用紙に記載します。用紙は、文房具店や量販店、インターネット通販などで入手できます。
   
   ＜文書は3通用意＞
   内容証明を作成するときは、相手方への送付用のほか、郵便局での保管用と自分用の3通作成します。パソコンの場合は3部印刷すれば問題ありませんが、手書きの場合は複写式の用紙を利用すると良いでしょう。
   
   ＜2通以上になる場合＞
   内容証明が2通以上になる場合は、ページとページの間に契印を押します。契印は記名するときに使用するものと同じものを使います。

2. （2）内容証明の書き方

   内容証明郵便のために必要な記載項目は、「表題」「通知内容」「日付」「相手方の住所と氏名」「自分の住所と氏名」です。残業代請求をする際には、通知内容に入社日と退社日、残業をしていた期間、残業代の支払いを受けていないこと、請求金額を記述しましょう。そして支払期日と振込先も明記することが必要です。
   
   ＜文字数・行数＞
   縦書き・横書きのどちらでもかまいませんが、1行あたり20文字以内、用紙1枚あたり26行以内に収めます。横書きの場合には、1行あたり13文字以内に収めることで行数を40行まで増やすことができます。逆に、1行あたり26字以内にした場合の行数は1枚あたり20行以内となります。
   
   ＜使用可能な文字・記号＞
   内容証明で使える文字・記号は、「仮名」「漢字」「数字」「英字」「括弧」「句読点」「その他一般的に記号として使用されるもの」に分類されています。英文字の使用は、社名や製品名などの固有名詞に限られます。
   
   文字や記号は、何を一文字として計算されるのか確認しておきましょう。「％」などはそのまま1文字として数えられますが、㎡やkgの場合には2文字とされるため注意が必要です。括弧を使用する場合には、上下または左右のセットで1文字になります。行をまたいでいた場合でも同様に計算し、括弧の始まった行の字数として含まれることになります。
   
   カウントを間違えやすいのは、①や②のような丸で囲まれた数字、そして⑴や⑵のように括弧で囲まれた文字です。本文中に使用した場合には、これらを1文字と数えますが、箇条書きなど、順番などを意味する記号として使う場合には中の数字に1文字分加算した字数となります。つまり①は2文字、⑩は3文字ということになります。括弧の場合も同様です。

3. （3）内容証明を送る際に気をつけること

   ・内容証明郵便が差し出せない郵便局もある
   内容証明は、郵便局であればどこでも差し出せるるわけではありません。自分の行こうとしている郵便局が内容証明を取り扱っているかどうか、郵便局のホームページで調べたり、直接聞きに行ったりしてみましょう。
   
   ・配達証明は必ずつける
   内容証明を送っただけでは、相手方に文書が届いたことまでは証明できません。会社側に「届いていない」と言われることも考えられますので、オプションとして配達証明を必ずつけるようにしましょう。
   
   ・封をしないまま郵便局に持っていくこと
   内容証明を持参すると、郵便局で中身を確認してもらえますので、封をしないように注意しましょう。

1. （1）理美容室やサロンに勤務する方の内容証明郵便の書き方

   理美容室やサロンで働く場合、新人のうちは一日も早く仕事ができるようになるために営業時間外にカットや施術の練習をしなければならないことが度々あるでしょう。また、講習会などへの参加も強制されることもあります。
   
   これらは業務時間外に行うものなので、会社側は残業と認めたがらないかもしれませんが、練習をしたり講習会に参加したりしなければ実際に業務を行うことが難しくなるため、これらの時間は残業時間とみなされます。そのため、毎日何時から何時まで練習をしたのか、また何月何日に講習会に参加したのかを内容証明に書くことが必要です。

2. （2）アパレルに勤務する方の内容証明郵便の書き方

   アパレル業界では、バーゲンセールなどで繁忙期になったときに、人手が足りず終業後に急なお客様対応を命じられることがあります。また、本来の勤務時間が終わった後にレジの締め作業や商品が業者から納品されてくるのを待たなければならないこともあるでしょう。
   
   会社側に内容証明を送付するときには、それらの時間が残業である旨を明記して残業代を請求するようにすることが大切です。

3. （3）スーパーに勤務する方の内容証明郵便の書き方

   スーパーでは、開店前には制服に着替えて商品の製造や陳列作業を行い、終業後にはレジの締め作業や後片付けなどをしなければなりません。また、社員であれば商品の発注やシフト作成などの事務作業も発生します。
   
   それらはすべて残業時間にあたるため、内容証明を作成する際には何時から何時までどのような業務を行ったのかをはっきり書いて送付することをおすすめします。

内容証明郵便を利用するには多くのルールや注意点があり、慣れていないとミスも起こるでしょう。特に残業代請求のために内容証明を作成する際は、残業の時間を把握し、残業代の請求額を計算する必要があります。

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